ShareKasa musi się zgadzać!
czyli zarządzanie gotówką w multiagencji.
O tym, w jaki sposób właściciel agencji może kontrolować i zarządzać pobraną gotówką przez podległe agencje oraz OFWCA pisze Andrzej Szymański, menedżer ds. rozwoju produktu w Insly.
Wprowadzenie - co jak nie zapłacę?
Kluczowe w prowadzeniu każdego biznesu jest zarządzanie płatnościami. Od tego czy klient/usługobiorca zapłaci zależy często nasze “być albo nie być” na rynku. Utrata płynności finansowej wykończyła niejedną firmę.
Nie inaczej jest w przypadku branży ubezpieczeniowej. O ile w przypadku wystawienia polisy z płatnością w formie przelewu, martwić się musi przede wszystkim ubezpieczyciel, to przy gotówce pobieranej przez OFWCA, odpowiedzialność leży po stronie agencji - bez względu na skalę działania i wielkość struktury.
W małych agencjach brak uregulowania płatności nawet za pojedyncze polisy może być problematyczny. W większych, a zwłaszcza u dużych pośredników, gdzie często są setki i tysiące sprzedawców w strukturze, efekt skali robi swoje: dużo większa szansa trafienia na “czarną owcę”, a nawet kilku zapominalskich czy spóźnienia o parę dni, mogą spowodować straty w postaci liczby z kilkoma zerami…
Mówiąc o konsekwencjach, warto także spojrzeć na dodatkowe ryzyka. Zablokowanie konta przez TU, często nie tylko pojedynczej OFWCA, ale wszystkim w ramach danej agencji, wydaje się najbardziej dotkliwym i namacalnym. Mniej oczywiste jest zmniejszenie wiarygodności takiego doradcy w oczach klienta czy całej agencji z perspektywy zakładu ubezpieczeń, przy notorycznych brakach rozliczeń na czas.
Agencja na straży gotówki
Jak agencje sobie radzą z minimalizacją tego ryzyka? Najprościej zablokować tę formę płatności całkowicie, czy to wszystkim w strukturze, czy w konkretnych TU lub wybranym OFWCA. Nie ma gotówki = nie ma problemu. To jednak trochę sytuacja “wylania dziecka z kąpielą”, bo nadal duża część klientów preferuje taką formę płatności. Pewniej się czują z pieniędzmi w kieszeni niż kawałkiem plastiku.
Należy również pamiętać, że płatność gotówkowa dla zakładów ubezpieczeń to nie tylko obrót fizycznymi banknotami, ale też transakcja z wykorzystaniem blika lub karty płatniczej. W sensie formalnym taka operacja nie rożni się dla wielu TU od zwykłej płatności gotówkowej i stosują one takie same procedury rozliczeń.
W większych agencjach zwykle dedykowane osoby zajmują się rozliczaniem: generowaniem plików raportowych, dzieleniem ich na poszczególnych pracowników/współpracowników, dystrybucją, a następnie weryfikacją poprawności i terminowości płatności. W całości bazują one na raportach udostępnianych przez zakłady ubezpieczeń, co powoduje, że kontrola spływu środków do agencji generuje bardzo dużo pracy manualnej wśród pracowników administracyjnych. Tym samym “kosztuje” to firmę sporo zasobów: pracy i czasu. Ponadto pojawia się dodatkowe ryzyko “błędu ludzkiego” w przypadku takiej “ręcznej obróbki”. Tym samym nie ma pewności czy kwota, jaką powinny uiścić poszczególne OFWCA za wszystkie zawarte polisy trafiła na konto agencji.
Insly CRM dla agenta ubezpieczeniowego - podstawowy oręż w ręku strażnika
Mając na uwadze powyższe oraz do dyspozycji wiele przykładów, w jaki sposób właściciele agencji starają się zapanować nad obiegiem gotówki w firmie, przygotowaliśmy w INSLY rozwiązanie w module CRM, które pozwoli uprościć, zautomatyzować i “uszczelnić” proces rozliczeń środków. Wystarczy wykonać następujące czynności:
- Twoja OFWCA rejestruje w systemie Insly sprzedaną polisę; może to zrobić na kilka sposobów:
-
- Ręcznie, wprowadzając dane klienta (jeśli nie jest już w bazie) i pojazdu → zobacz jak
- Wczytując i dekodując plik PDF wystawionej polisy → zobacz jak
- Wczytując zbiorczo PDFy zwartych polis (np. z całego dnia) → zobacz jak
- Automatycznie wystawiając polisę w systemie sprzedażowym Insly (Komunikacja, Turystyka) → zobacz jak
- Generuje raport rozliczeniowy dla wskazanej osoby odpowiedzialnej za rozliczenia (np. właściciel agencji, kierownik regionu, pracownik administracyjny centrali itp.). → zobacz jak
- Przekazuje wyliczoną sumę na właściwy rachunek agencji.
- Wskazana osoba weryfikuje wykaz i zatwierdza rozliczenie.
Właściciel agencji w dowolny sposób może skonfigurować strukturę organizacyjną i przepływ rozliczeń (CRM dla agenta ubezpieczeniowego Insly, obsługuje wielopoziomowe zależności nawet dla bardzo dużych agencji sieciowych).
Właściciel agencji w dowolny sposób może skonfigurować strukturę organizacyjną i przepływ rozliczeń (CRM dla agenta ubezpieczeniowego Insly obsługuje wielopoziomowe zależności nawet dla bardzo dużych agencji sieciowych). Ma także do dyspozycji wiele raportów finansowych, które umożliwią mu identyfikację nierozliczonych polis, konkretnej OFWCA, która zalega z rozliczeniem oraz w łatwy sposób pozwolą ustalić prawidłową wpłatę dla danego wykazu.
Opcjonalna integracja z modułem rozliczeniowym Insly Fort zapewnia dodatkowe funkcjonalności związane z rozliczeniami z zakładami ubezpieczeń, a co za tym idzie, umożliwia identyfikację agenta, który nie dokonał rozliczenia lub niepoprawnie dokonał rozliczenia:
- integracja z modułami rozliczeniowymi wybranych TU,
- automatyczne tworzenie polisy z plików rozliczeniowych TU,
- przypisywanie polis i płatności do właściwych OFWCA,
- generowanie zobowiązania z nierozliczonej wpłaty lub wykazu niezgodności w przypadku polis rejestrowanych jako przelewowa a zaraportowanych przez TU jako gotówkowe.
Nowa funkcja w CRM Insly jest doceniana przez właścicieli multiagencji. Upraszcza, automatyzuje i wzmacnia kontrolę nad rozliczeniami płatności gotówkowych za polisy
Podsumowanie
Kontrola obiegu gotówki w agencji jest kluczowa z punktu widzenia każdego właściciela przedsiębiorstwa i powinna leżeć w interesie także każdej uczciwej OFWCA. Wdrożenie CRM Insly pomaga przeciwdziałać "fraudom" oraz reagować zdecydowanie wcześniej na niepokojące sygnały otrzymywane w trakcie analizy raportów finansowych, uniknąć niepotrzebnych reklamacji, wyjaśnień oraz odsetek za nieterminowe wpłaty.
Skontaktuj się z nami, a pomożemy wdrożyć w twojej agencji nie tylko system ale całościowy proces obiegu gotówki.
PS Jeśli chcesz, mimo wszystko, zminimalizować obieg gotówki w firmie, warto pomyśleć o rozwiązaniu Tuba Pay, które pozwala klientowi na darmowe płatności kartą bezpośrednio na konta wybranych TU - optymalne rozwiązanie z punktu widzenia wszystkich zainteresowanych stron (z wyjątkiem zatwardziałych “gotówkowiczów”).