Przepisy i wytyczne w branży ubezpieczeniowej – jak sobie z nimi poradzić

Wyzwania regulacyjne w ubezpieczeniach

Prowadząc działalność, zwłaszcza gdy jesteś początkującym agentem ubezpieczeniowym, czeka Cię wiele wyzwań, a jednym z najważniejszych jest działanie zgodnie z obowiązującymi regulacjami. Już jako początkujący agent ubezpieczeniowy słyszysz o wyzwaniach związanych z RODO w ubezpieczeniach, analizą potrzeb klienta czy przetwarzaniem danych w chmurze. Z czasem dowiadujesz się, że tych obowiązków jest coraz więcej, a dodatkowo nie ma określonych, jednoznacznych rozwiązań do zastosowania. Co wtedy robić?

Różne podejścia agenta ubezpieczeniowego do przepisów

Można oczywiście ignorować istnienie formalnych obowiązków agenta ubezpieczeniowego, bagatelizując ich rolę w zarządzaniu sprzedażą ubezpieczeń, będąc przekonanym, że „wszyscy agenci tak robią” i nie widać negatywnych konsekwencji. Założyć, że przepisów jest tak dużo i są one niezrozumiałe dla „przeciętnego Kowalskiego”, więc nawet nie warto próbować się w tym odnaleźć. Takie postawy oczywiście nie dość, że bazują na fałszywych założeniach, to przede wszystkim są mało konstruktywne, bo nie rozwiązują problemu, a powodują wzrost niepewności i ryzyka poważnych sankcji. 

Dużo sensowniejsze zdaje się założenie, że regulacje to jedno z wyzwań na drodze do bycia profesjonalnym doradcą i jednocześnie fundament, na którym można budować swoją przewagę konkurencyjną, która pozwoli pozyskać klientów na ubezpieczenia. Przyjąwszy takie pozytywne nastawienie, warto zastanowić się od czego zacząć, gdzie szukać pomocy?

Solidni partnerzy i profesjonalna pomoc

Jeśli nie czujemy się na siłach, by samodzielnie zmierzyć się z wyzwaniem regulacyjnym, albo po prostu chcemy się skoncentrować na tym, na czym znamy się najlepiej, czyli na doradzaniu klientom i rozmowach sprzedażowych, to warto skorzystać z pomocy profesjonalistów. Większe agencje mogą sobie pozwolić na zatrudnienie na etacie prawnika albo regularną umowę o współpracy z kancelarią. Należy jednak pamiętać, że prawnik to nie specjalista od wszelkich regulacji. Podobnie jak w służbie zdrowia: jeśli mamy konkretny problem, to udajemy się do specjalisty, a nie lekarza pierwszego kontaktu, bo ogrom wymaganej wiedzy jest tak szeroki, że przerasta możliwości poznawcze jednego człowieka. 

Stąd też należy szukać partnerów - nie muszą to zawsze być osoby z wykształceniem prawniczym - którzy posiadają wiedzę i doświadczenie ściśle związane z branżą ubezpieczeniową. Często wsparcie takich osób w kluczowych momentach, takich jak weryfikacja funkcjonujących procedur, przygotowanie dokumentacji, opiniowanie umów czy audyt zgodności stanowią niewielki procent przychodu z tytułu otrzymywanej przez agencję prowizji. 

W sytuacji, gdy chcemy samodzielnie podjąć się dostosowania własnej organizacji do funkcjonowania zgodnie z wytycznymi, też warto polegać na rzetelnych podmiotach. Przykładowo decydując się na dostawcę rozwiązań informatycznych, zwracajmy uwagę na jego podejście do kwestii bezpieczeństwa danych (np. posiadanie certyfikatu ISO), zgodności dostarczanego narzędzia z obowiązującymi przepisami, ale także otwartości i pomocy na obszarze styku regulacji z technologią.

Insly - więcej niż dostawca technologii

Misja Insly, które jest formalnie przede wszystkim dostawcą rozwiązań technologicznych, a wychodzi poza ramy tego określenia, to między innymi wsparcie klientów w obszarach związanych z regulacjami. Insly, oprócz programu dla agenta ubezpieczeniowego, dostarcza ekspercką wiedzę, rozwiązania procesowe, gotowe wzorce dokumentacji czy bieżącego wsparcia. Jako inicjator i aktywny animator działań Koalicji na rzecz zgodności, prowadzi działalność edukacyjną i doradczą skierowaną do wszystkich pośredników na rynku ubezpieczeń. Efektem jednego z ostatnich działań Koalicji jest Checklista compliance.

Checklista compliance – niezbędnik każdego agenta i brokera ubezpieczeniowego

Celem budowy tego narzędzia było utworzenie możliwie kompletnej listy obowiązków, jakie ciążą na każdym agencie. Część z nich dotyczy również OFWCA czy wybranych „specjalizacji” branżowych (np. agentów oferujących ubezpieczenia życiowe z opcją inwestycji). Wynikają one z różnych przepisów, dobrych praktyk, komunikatów i innych wytycznych regulatorów. Zbudowana została nie tylko na bazie ogólnodostępnej wiedzy, ale także doświadczeń ekspertów Koalicji, uczestniczących często w różnych kontrolach czy innych wymianach komunikacji z urzędami (głównie KNF). Obejmuje przede wszystkim cztery główne obszary regulacyjne:

1. RODO – ochrona danych osobowych.
2. IDD – obowiązki wynikające z Ustawy o dystrybucji ubezpieczeń.
3. Chmura – działania powiązane ściśle z RODO ale doprecyzowane w Komunikacie UKNF dotyczącym przetwarzania przez podmioty nadzorowane informacji w chmurze publicznej lub hybrydowej.
4. AML - przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Zainteresowani samodzielnym drążeniem tematu znajdą tu również bezpośrednie wskazanie podstaw prawnych, czyli przepisów nakładających określone obowiązki oraz dodatkowe uwagi, które mogą być pomocne w ich realizacji. 

Jak korzystać z narzędzia

Lista została podzielona na cztery zasadnicze części:

1. Niezbędne procedury i dokumenty – obowiązki jakie dotyczą w praktyce każdego z podmiotów rynku ubezpieczeń (i nie tylko), przy uwzględnieniu podanych zastrzeżeń;
2. Dodatkowe procedury, dokumenty i działania – elementy opcjonalne zwiększające bezpieczeństwo albo wymagane tylko dla określonych podmiotów;
3. Wymagane działania – co i kto musi wykonać, żeby nie narazić się na sankcje – działania zarówno jednorazowe jak i cykliczne;
4. Obszary podlegające kontroli – ta część może być pomocna dla agentów ubezpieczeniowych do przygotowania się pod kątem ewentualnej kontroli, którą może przeprowadzić jeden z wymienionych urzędów w Checkliście; oczywiście nie oznacza to, że inne, wymagane działania/procedury nie mogą być przedmiotem audytu – to raczej taka lista „must have”.

W każdej części została dodana kolumna „Wykonano”. To właśnie miejsce na wstawienie odpowiedzi TAK lub NIE, w zależności jak sami ocenimy stopień realizacji tego zadania. Oczywiście jeśli z pozostałych pól jednoznacznie nie wynika, że nas to nie dotyczy. Przechodząc poszczególne wiersze możemy samodzielnie zweryfikować w jakim stopniu jesteśmy zgodni i przygotowani na kontrolę.

Jeśli nie czujemy się na siłach, aby samodzielnie przejść taką weryfikację, możemy poprosić o indywidualną pomoc specjalisty, choćby jednego z członków Koalicji. Wskazówki dotyczące zakresu możliwego/przykładowego wsparcia znajdują się w ostatniej kolumnie 1 i 3 części Checklisty.

Jak zdobyć Checklistę?

Wystarczy wejść na stronę https://insly.pl/koalicja/ i wysłać swoje zgłoszenie, a natychmiast zostanie udostępniony plik do pobrania.