Kontrola pośrednika ubezpieczeniowego – część I

Zacznijmy od wyjaśnienia, czym dokładnie jest kontrola pośrednika ubezpieczeniowego. Podstawowe regulacje dotyczące kontroli pośrednika zawarte zostały w ustawie o dystrybucji ubezpieczeń. Tym niemniej, zaznaczyć należy, że w zakresie ogólnych zasad i trybu kontroli przepisy odwołują się do ustawy prawo przedsiębiorców. Należy również rozróżnić kontrolę zakładu ubezpieczeń (w tym również kontrolę w zakresie korzystania z usług agentów) od kontroli stricte pośrednika ubezpieczeniowego. Co prawda, kontrola zakładu ubezpieczeń może mieć wpływ na współpracujących z zakładem pośredników, w niniejszym artykule skupimy się jednak na kontroli dotyczącej bezpośrednio agentów ubezpieczeniowych.

W dużym skrócie, kontrola stanowi ogół działań i czynności nadzorczych polegających na weryfikacji poziomu zgodności działalności pośrednika ubezpieczeniowego z przepisami prawa. Pisząc wprost, może w zasadzie dotyczyć wszystkiego... Co prawda Organ nadzoru w październiku 2021 r. opublikował „Standardowy zakres kontroli agenta ubezpieczeniowego i agenta oferującego ubezpieczenia uzupełniające”, który w kilkunastu punktach wskazuje obszary działalności pośrednika, które mogą podlegać kontroli. Mogą zaliczać się do nich m.in. regulacje wewnętrzne, współpraca z zakładami ubezpieczeń, nadzór nad OWCA, przeprowadzenie APK, przekazywanie wymaganych informacji i dokumentów klientowi, jak również realizacja obowiązków szkoleniowych.

Poszczególne obszary kontroli wraz z dodatkowymi informacjami znajdą Państwo w przygotowanej przez naszą Koalicję Checkliście compliance.

Niezależnie od tego, czy kontrola obejmuje swoim zakresem całą organizację, czy jedynie wybrane zagadnienie, w każdym przypadku podejmowana jest z urzędu. Nie ma możliwości podjęcia kontroli na wniosek (niezależnie od podmiotu, który będzie miał w tym swój interes). Warto jednak zauważyć, że informacje przekazane Organowi nadzoru przez inne podmioty mogą przyczynić się do podjęcia kontroli.

Audyt Zgodności – JD Compliance

Aby spać spokojnie i mieć pewność, że kontrola będzie dla Państwa jedynie formalnością warto skorzystać z Audytu Zgodności oferowanego przez JD Compliance. Usługa ta polega na przeprowadzeniu u Państwa pełnego przeglądu dostosowania procesów i regulacji wewnętrznych do stanowisk, komunikatów, rekomendacji oraz wytycznych nadzorczych, jak również w zakresie zgodności z przepisami prawa dotyczącymi działalności dystrybucyjnej. Otrzymają Państwo raport wskazujący aktualny poziom ryzyka braku zgodności, którego wyniki zostaną skategoryzowane z podziałem na nieprawidłowości prawne, systemowe i organizacyjne.

Rozpoczęcie kontroli – na co warto zwrócić uwagę?

Dokumentem zapowiadającym zbliżającą się kontrolę jest zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Formalnie kontrola rozpocznie się nie wcześniej niż po 7 dniach od doręczenia takiego dokumentu.

Uwaga!

Jeżeli kontrola nie rozpocznie się w terminie 30 dni od otrzymania zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli to konieczne jest wydanie kolejnego zawiadomienia przez Organ nadzoru.

Rozpoczęcie kontroli następuje w dniu otrzymania przez pośrednika upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, wydanego przez Organ nadzoru. Po doręczeniu ww. dokumentu, zespół inspekcyjny rozpoczyna kontrolę. Rekomenduję aby już na tym etapie zwrócić uwagę, czy spełnione zostały odpowiednie wymogi formalne.

Uwaga!

Zwróć uwagę na to czy inspektorzy wchodzący w skład zespołu inspekcyjnego okazali swoje legitymacje oraz, czy upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera wszystkie niezbędne elementy, tj.:

• wskazanie podstawy prawnej;
• oznaczenie organu kontroli;
• datę i miejsce wystawienia;
• imię i nazwisko inspektora uprawnionego do przeprowadzenia kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej;
• firmę przedsiębiorcy objętego kontrolą;
• określenie zakresu przedmiotowego kontroli;
• wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli;
• podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub sprawowanej funkcji;
• pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego.

Pamiętajmy również, że istnieje możliwość wyłączenia inspektora z udziału w kontroli, w przypadku uzasadnionych wątpliwości co do jego bezstronności lub w przypadku gdy ustalenia z kontroli wpływają na prawa i obowiązki jego lub jego bliskich. Wniosek o wyłączenie danego inspektora można złożyć również w trakcie trwającej już kontroli.

Dlaczego weryfikacja jest istotna?

O ile błąd formalny ze strony Organu nadzoru jest mało prawdopodobny, warto jednak zwrócić uwagę na to, że pod pozorem przeprowadzenia kontroli może kryć się próba oszustwa, dokonywana przez podmiot lub osobę do tego nieuprawnioną. Niestety takie przypadki są już znane na rynku. Stanowi to niezwykle niebezpieczną sytuację, podczas której może dojść do wyłudzenia informacji poufnych. Dlatego też niezmiernie istotne jest, aby uczulić na taką okoliczność  swoich pracowników, a każdy taki przypadek niezwłocznie zgłaszać odpowiednim służbom. 

Warto współpracować

Pomimo tego, że kontrola nie powinna znacząco wpływać na wykonywaną działalność, należy zwrócić uwagę, na to, że wizyta zespołu inspekcyjnego może angażować dodatkowe środki i czas. Tym bardziej, że kontrola prowadzona jest w czasie pracy lub godzinach faktycznie wykonywanej działalności. Dlatego też warto zarezerwować sobie odpowiednie zasoby i dodatkowy czas, tak aby dalej skutecznie prowadzić swoją działalność, jak również aktywnie uczestniczyć w postępowaniu kontrolnym i terminowo odpowiadać na wezwania Organu nadzoru.

Stacjonarnie czy zdalnie?

W trakcie kontroli powinniśmy zapewnić odpowiednie miejsce i warunki pracy zespołowi inspekcyjnemu. Biorąc jednak pod uwagę kwestie praktyczne (np. dużą odległość pomiędzy siedzibą kontrolowanego do siedzibą KNF), wizyty zespołu inspekcyjnego mogą zostać ograniczone do niezbędnego minimum. Możliwe jest również prowadzenie kontroli w formie hybrydowej lub w całości zdalnie. Ma to szczególne znaczenie w przypadku pośredników działających mobilnie lub internetowo. Spotkania z zespołem inspekcyjnym przeprowadzane są w takim przypadku za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość (np. Skype).

Compliance Assistance – JD Compliance

Czy profesjonalne wsparcie prawne i compliance może być dostępne dla każdego agenta ubezpieczeniowego na wyciągnięcie ręki? W JD Compliance przygotowaliśmy Państwu usługę Compliance Assistance zapewniającą kompleksową obsługę prawną i compliance na wypadek kontroli działalności pośrednika ubezpieczeniowego. Usługa obejmuje m.in. konsultacje, opracowanie strategii działania, wsparcie przy przygotowaniu wymaganej dokumentacji oraz stanowisk i odpowiedzi na wezwania Organu nadzoru.

Podsumowanie

• Kontrolą może zostać objęty każdy agent ubezpieczeniowy – niezależnie od skali jego działalności;
• Wykaz podstawowych regulacji wewnętrznych, które powinien posiadać każdy pośrednik ubezpieczeniowy oraz zakres kontrolowanych przez KNF obszarów przedstawione zostały w Checkliście compliance;
• Kontrola powinna rozpocząć się w terminie nie krótszym niż 7 dni i nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o zamiarze jej przeprowadzenia;
• Warto pamiętać o weryfikacji upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;
• Kontrola pochłonie nasz czas, który poświęcamy na dystrybucję – pamiętajmy o uwzględnieniu tego w naszej działalności lub skorzystajmy ze wsparcia zewnętrznego;
• Kontrola może być prowadzona stacjonarnie lub zdalnie – w praktyce jednak kontrole zdalne lub hybrydowe są zdecydowanie częstsze;

W kolejnej części omówimy kontrolę „od środka” oraz wskażemy na jakie działania i czynności szczególnie zwrócić uwagę w trakcie jej trwania. Zachęcam do śledzenia informacji na blogu!