Follow-up: czym jest? Definicja, jak zrobić skuteczny follow up?

W świecie sprzedaży, gdzie konkurencja nigdy nie śpi, a uwaga klienta jest walutą najcenniejszą, kluczowe staje się nie tylko to, jak przyciągniesz uwagę klienta, ale przede wszystkim, jak ją utrzymasz. Follow-up, choć często niedoceniany, jest jednym z najpotężniejszych narzędzi w arsenale każdego sprzedawcy, pozwalającym nie tylko na podtrzymanie rozmowy z klientem, ale i na budowanie z nim trwałych relacji. Zapraszamy do zgłębienia tajników tej techniki, która potrafi przekształcić potencjalnego klienta w lojalnego orędownika Twojej marki.

Na czym polega follow-up w sprzedaży?

Follow-up w sprzedaży to proces kontynuowania komunikacji z potencjalnym klientem po pierwszym kontakcie, prezentacji produktu czy oferty. Może przyjąć formę e-maila, telefonu, wiadomości na platformie społecznościowej, czy nawet osobistego spotkania. 

Kluczowym celem follow-upu jest utrzymanie zainteresowania klienta, rozwianie jego wątpliwości, odpowiedź na pytania, które mogły się pojawić po pierwszym kontakcie, oraz utrzymanie otwartej linii komunikacji. Skuteczny follow-up pokazuje klientowi, że jest on dla firmy ważny, że zależy jej na jego potrzebach i oczekiwaniach, a także podkreśla wartość oferowanego produktu czy usługi.

Dlaczego follow upy są ważne w sprzedaży?

Follow upy odgrywają kluczową rolę w sprzedaży, ponieważ pozwalają na budowanie i utrzymywanie relacji z klientem. Dzięki nim, sprzedawca może lepiej zrozumieć potrzeby klienta i dostosować swoją ofertę, co zwiększa szanse na finalizację transakcji. Follow upy stanowią również doskonałą okazję do zebrania cennego feedbacku, który może być wykorzystany do ulepszenia produktu, usługi czy procesu sprzedaży. Co więcej, konsekwentne podążanie za klientem, pokazując, że jego zadowolenie jest priorytetem, wzmacnia pozytywny wizerunek marki i zwiększa lojalność klientów.

Kiedy należy wysyłać wiadomości follow up?

Czas wysyłania wiadomości follow-up może mieć kluczowe znaczenie dla ich skuteczności. Generalnie, pierwszy follow-up powinien zostać wysłany niedługo po pierwszym kontakcie z klientem - może to być nawet dzień lub dwa później, w zależności od kontekstu i branży. Kolejne wiadomości powinny być dostosowane do indywidualnej sytuacji klienta oraz jego reakcji na poprzednie follow-upy. Ważne jest, by nie być zbyt nachalnym, lecz jednocześnie wykazywać się inicjatywą i dbałością o klienta. Idealny moment na follow-up to taki, który łączy się z jakimś kluczowym momentem dla klienta - na przykład po udostępnieniu mu nowych informacji, po ważnym spotkaniu czy po wprowadzeniu nowego produktu, który może go zainteresować. Dobre wyczucie czasu i dostosowanie komunikacji do potrzeb klienta to fundamenty skutecznego follow-upu.

Jak przygotować skuteczną wiadomość follow up?

Przygotowanie skutecznej wiadomości follow-up to klucz do utrzymania zainteresowania klienta i potencjalnego zwiększenia szans na finalizację transakcji. Ważne jest, aby taka wiadomość była spersonalizowana, skoncentrowana na wartości dla klienta i zawierała jasny wezwanie do działania. Skuteczny follow-up powinien nie tylko przypominać o Twojej ofercie, ale również budować relację i pokazywać zrozumienie dla potrzeb klienta.

Poniżej opracowaliśmy kilka wskazówek, jak przygotować skuteczny follow up:

• Bądź konkretny i na temat: Twoja wiadomość powinna być zwięzła i skupiać się na głównym przekazie, unikaj zbędnych informacji, które mogą rozproszyć uwagę odbiorcy.
• Personalizacja: Zawsze zaczynaj od bezpośredniego zwrócenia się do odbiorcy po imieniu i dostosuj treść wiadomości do jego indywidualnych potrzeb i wcześniejszych interakcji z Twoją firmą.
• Przypomnij o poprzedniej interakcji: Wspomnij o wcześniejszym kontakcie lub spotkaniu, aby odświeżyć pamięć odbiorcy i zbudować kontekst dla follow-upu.
• Podkreśl wartość: Wskazuj, jak Twoja oferta może rozwiązać problem lub spełnić potrzeby odbiorcy, koncentrując się na korzyściach, a nie tylko na cechach produktu.
• Zaproponuj następne kroki: Jasno określ, co chciałbyś, aby odbiorca zrobił dalej - może to być umówienie spotkania, odpowiedź na pytanie czy też zapoznanie się z dodatkowymi informacjami.
• Dodaj wezwanie do działania (CTA): Motywuj odbiorcę do podjęcia działania, używając jasnego i przekonującego wezwania do działania.
• Zapewnij łatwość kontaktu: Podaj swoje dane kontaktowe, aby odbiorca mógł łatwo się z Tobą skontaktować.
• Bądź uprzejmy i profesjonalny: Zachowaj pozytywny ton i upewnij się, że Twoja wiadomość odzwierciedla profesjonalizm Twojej firmy.

Co ile dni wysyłać wiadomości follow up?

Optymalna częstotliwość wysyłania wiadomości follow-up może zależeć od wielu czynników, takich jak branża, natura Twojej oferty, a także indywidualne preferencje klienta. Jednakże, powszechnie przyjmuje się pewne ogólne wytyczne:

• Pierwszy follow-up: 1-2 dni po pierwszym kontakcie.
• Drugi follow-up: Jeśli nie ma odpowiedzi, kolejna próba po około 3-5 dniach może być skuteczna.
• Trzeci follow-up i kolejne: Następne wiadomości można rozesłać w większych odstępach czasowych, np. co 7-14 dni, aby uniknąć nadmiernej nachalności.

Pamiętaj, aby monitorować reakcje odbiorców na Twoje follow-upy i dostosowywać częstotliwość do ich preferencji i zachowań.

Przykład wiadomości follow up w sprzedaży

W przypadku przykładowej wiadomości follow-up w sprzedaży, kluczowe jest znalezienie równowagi między profesjonalizmem a osobistym podejściem. Wiadomość powinna odzwierciedlać wcześniejsze interakcje z klientem, uwzględniając wszelkie wyrażone przez niego obawy lub zainteresowania, a także podkreślać, jak Twoja oferta może sprostać jego potrzebom. Poniżej przygotowaliśmy przykładową, uniwersalną wiadomość follow up:

Temat: Skrojone rozwiązania dla Ciebie/Twojego biznesu - co dalej?

Dzień dobry (imię),

Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko dobrze! Chciałem przypomnieć o naszej ostatniej rozmowie dotyczącej (konkretnego produktu/ usługi), który, jak sądzę, idealnie wpisuje się w Twoje potrzeby/potrzeby Twojej firmy, oferując (konkretne korzyści).

Czy masz może jakieś dodatkowe pytania lub wątpliwości, na które mogę odpowiedzieć? Chętnie umówię się na kolejne spotkanie, aby omówić, jak możemy dostosować naszą ofertę do Twoich oczekiwań/ specyfiki Twojego biznesu.

Czekam na Twój feedback i jestem do Twojej dyspozycji, by pomóc w jakikolwiek sposób.

Pozdrawiam,

(Imię i nazwisko)

(stanowisko)

(dane kontaktowe)

Wypróbuj CRM dla agentów Insly do zarządzania sprzedażą

Insly, program CRM dla agenta ubezpieczeniowego został zaprojektowany z myślą o agentach ubezpieczeniowych, oferując narzędzia niezbędne do efektywnego zarządzania sprzedażą i relacjami z klientami. Platforma ta jest niezależna od multiagencji i towarzystw ubezpieczeniowych, co zapewnia użytkownikom pełną swobodę w doborze oferty dla swoich klientów. Dzięki certyfikatowi ISO/IEC 27001, Insly gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa usług.

Insly to coś więcej niż zwykły program CRM dla agentów ubezpieczeniowych; to kompleksowe rozwiązanie zaprojektowane z myślą o ich specyficznych potrzebach. Bez konieczności skomplikowanego wdrażania i konfiguracji, wystarczy zarejestrować się, aby rozpocząć pracę, ciesząc się pełną funkcjonalnością systemu.