ShareJak ułatwić zarządzanie obiegiem płatności gotówkowych w mojej agencji?
W poprzednim artykule na naszym BLOGU, pisaliśmy jak ważna jest płynność finansowa w multiagencji, w szczególności, gdy agenci ubezpieczeniowi i OFWCA współpracujące z daną multiagencją przyjmują za polisę ubezpieczeniową płatność “gotówkową” (gotówka, ale również transakcja z wykorzystaniem blika lub karty płatniczej).
Przedstawiliśmy nową funkcjonalność CRM dla agenta ubezpieczeniowego Insly, dzięki, której w prosty i zautomatyzowany sposób rozliczysz płatności gotówkowe.
Co możesz jeszcze zrobić, aby usprawnić proces zarządzania gotówką w agencji?
Jako właściciel, możesz stosować różne metody kontroli i zarządzania pobraną gotówką przez pracowników oraz OFWCA.
Oto kilka podpowiedzi, jak możesz zrobić to skutecznie i bezpiecznie.
- Ustal wyraźną politykę i procedury. Opracuj polityki i procedury dotyczące obsługi płatności “gotówkowych”, w tym zasady dotyczące zgłaszania wpływów, przekazywania raportów finansowych, segregacji obowiązków itp. Upewnij się, że wszyscy pracownicy są poinstruowani w tych politykach i procedurach.
- Używaj narzędzi. Wykorzystaj systemy informatyczne, takie jak CRM dla agenta ubezpieczeniowego Insly do śledzenia transakcji finansowych. CRM Insly umożliwi śledzenie wpływów, wydatków i salda gotówkowego.
- Korzystaj z systemów rejestrowania wpływów. Wprowadź system rejestrowania wszystkich wpływów “gotówkowych”, takich jak sprzedaż, opłaty, prowizje, itp. Może to obejmować używanie kas fiskalnych lub innych systemów elektronicznego rejestrowania transakcji.
- Ustal limity uprawnień. Określ limity uprawnień dla pracowników w zakresie obsługi płatności “gotówkowych”. Na przykład, jeden pracownik może być upoważniony do wpłat na konto firmowe, inny do wydawania gotówki z kasy, a jeszcze inny do dokonywania przelewów między rachunkami.
- Przeprowadzaj regularne audyty finansowe, w tym kontrole wewnętrzne, aby monitorować i weryfikować, czy procedury finansowe są przestrzegane. Pomoże Ci w tym CRM dla agenta ubezpieczeniowego z funkcją raportowania. Możesz również zatrudnić zewnętrzną firmę audytorską lub powierzyć tę rolę wewnętrznemu działowi audytu.
- Rejestruj wszystkie transakcje. Upewnij się, że wszystkie transakcje “gotówkowe” są dokładnie rejestrowane i archiwizowane. Może to obejmować przechowywanie kopii paragonów, dokumentów księgowych i innych dowodów finansowych.
- Szkol pracowników. Zapewnij regularne szkolenia dla pracowników dotyczące procedur finansowych, kontroli wewnętrznych i odpowiedzialności związanych z obsługą płatności “gotówkowych”. Uczestnictwo w takich szkoleniach może pomóc w uświadomieniu pracownikom znaczenia przestrzegania polityk i procedur finansowych.
Ważne jest, abyś jako właściciel agencji był aktywnie zaangażowany w monitorowanie i zarządzanie finansami. Zapewnienie przejrzystości, odpowiedzialności i systemów kontroli może pomóc w zapobieganiu nadużyciom finansowym i utrzymaniu stabilności finansowej Twojej agencji.
Jak wynagradzać OFWCA za zebraną gotówkę?
Aby zachęcić podległe OFWCA do pracy zgodnie z ustalonymi procesami możesz wprowadzić metodę wynagradzania OFWCA z zebranych płatności “gotówkowych”. Wynagradzanie może odbywać się na kilka sposobów, w zależności od preferencji i specyfiki działania agencji. Możesz skorzystać z poniższych metod:
- Prowizje/udziały procentowe. Ustalasz z OFWCA stałą prowizję lub udział procentowy od zebranych płatności. Na przykład, jeśli OFWCA zdobywa klienta i pobiera opłatę, agencja może zatrzymać określoną część tej opłaty jako prowizję dla OFWCA.
- System premiowy. Możesz wprowadzić system premiowy, w którym OFWCA otrzymuje dodatkowe wynagrodzenie w oparciu o określone kryteria, takie jak osiągnięcie określonego poziomu sprzedaży lub zdobycie nowych klientów. W ten sam sposób możesz premiować wystawianie polis z gotówkową formą płatności, jeśli zależy ci na zminimalizowaniu przypadków polis nieopłaconych lub wpłat przekazanych po terminie.
- Wynagrodzenie stałe. Określasz dla OFWCA stałe miesięczne wynagrodzenie, niezależne od zebranych płatności. Ta metoda jest często stosowana w przypadku, gdy OFWCA pełni rolę stałego pracownika agencji, ale ma niewielką skuteczność motywującą.
- Umowy indywidualne. Możesz zawierać indywidualne umowy z każdym OFWCA, w których możesz mieszać różne, opisane wyżej metody. Ważne, żeby zrozumiale i szczegółowo opisać sposób rozliczania z zebranych płatności “gotówkowych” i wynagradzania za poszczególne czynności. Umowa powinna jasno określać stawki, prowizje, premie lub inne formy wynagrodzenia.
Istotne jest, aby każde rozliczenie odbywało się w sposób transparentny i zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi i prawa pracy. Dokładnie dokumentuj wszystkie transakcje finansowe i utrzymuj odpowiednie zapisy, które będą służyć jako podstawa do rozliczeń z OFWCA. Tylko wtedy będziesz mógł zasypiać ze spokojną głową i bez obaw o utratę płynności finansowej Twojej firmy.
Program dla agenta ubezpieczeniowego - oręż w zarządzaniu
CRM dla agenta ubezpieczeniowego z funkcją rozliczeń płatności “gotówkowych” może znacząco ułatwić nadzór nad pobieraną gotówką w agencji poprzez automatyzację i usprawnienie procesów finansowych.
Chcesz dowiedzieć się jak to wygląda w Insly?
Nasi specjaliści zoptymalizują dla Ciebie proces rozliczeń.