Kontrola pośrednika ubezpieczeniowego – część II

W pierwszym artykule poruszyłem ogólne kwestie dotyczące kontroli, odpowiedniego przygotowania się do niej, jak również wstępnej weryfikacji otrzymanych dokumentów.

Co jednak zrobić, jeżeli pewnego, jesiennego dnia, przeglądając korespondencję to właśnie Ty natrafisz na list polecony, którego nadawcą jest Komisja Nadzoru Finansowego? Po otwarciu koperty, Twoim oczom ukaże się jednostronny dokument zatytułowany “Zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli”. Co teraz? Przecież zakres kontroli może być bardzo szeroki a odpowiednie przygotowania nie zostały jeszcze podjęte? Co może stanowić dowód? W jaki sposób kontrola będzie prowadzona? Jakie mam prawa i obowiązki? Na powyższe pytania postaram się odpowiedzieć w niniejszym artykule.

Skala działalności nie zawsze ma znaczenie

Organ nadzoru może objąć kontrolą działalność każdego pośrednika ubezpieczeniowego. Podkreślenia, przy tym wymaga, że kontrole agentów w najbliższych latach będą coraz częstsze. Dlatego też, sytuacja opisana na początku artykułu może dotyczyć każdego pośrednika, bez względu na wielkość i skalę prowadzonej działalności. Zaczynając więc od początku…

Dzień rozpoczęcia kontroli

Nastał dzień, w którym przywitasz i zapoznasz się z Zespołem inspekcyjnym. Wiesz już, że kontrola, w Twoim przypadku, odbędzie się zdalnie. Całość działań odbędzie się za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość, więc nie musisz udostępniać dodatkowego pomieszczenia przeznaczonego na prace Zespołu inspekcyjnego. Tym niemniej, równo o godzinie 10.00 rozpoczyna się wideo-spotkanie z Zespołem inspekcyjnym.

Uwaga!

W pierwszej części artykułu wskazane zostały informacje o terminach rozpoczęcia kontroli oraz istotnych kwestiach wskazanych w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli. Pamiętajmy o zweryfikowaniu czy wszystkie informacje i dane są poprawne.

Pierwsza część artykułu Kontrola pośrednika ubezpieczeniowego - część I

Po przywitaniu się, okazaniu legitymacji służbowej przez każdego z Inspektorów oraz przekazaniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli otrzymujesz również informację o szczegółowym zakresie kontroli. Po chwili dowiadujesz się także jakie dokumenty powinieneś niezwłocznie przygotować. W kwestii formalnej oczekujesz już tylko na otrzymanie pierwszego wezwania od Zespołu inspekcyjnego. Jest to odrębny dokument, w którym wskazane zostały oczekiwania m.in. co do przekazania konkretnej dokumentacji, przesłuchania wskazanych osób oraz terminu na realizację tych obowiązków.

Uwaga!

Możliwe obszary i dokumentacja podlegająca kontroli została opisana w przygotowanej przez naszą Koalicję Checkliście compliance.

Przed przygotowaniem formalnej odpowiedzi koniecznie powinieneś sprawdzić, czy dysponujesz kompletem wymaganych regulacji wewnętrznych i czy funkcjonują one w praktyce. Ponadto zweryfikuj, czy posiadasz dokumentację potwierdzającą poprawny przebieg funkcjonujących procesów np. potwierdzenia przeprowadzenia APK, zaświadczenia ze szkoleń itp. Sprawdź również, czy wszystkie dokumenty zawierające informacje prawnie chronione i dane osobowe są w odpowiedni sposób zabezpieczone. Nie powołuj się na nieistniejącą dokumentację lub niefunkcjonujące u Ciebie procesy. Pamiętaj także, że ustalenia kontrolne dokonywane są w oparciu o przedstawione przez Ciebie konkretne dowody, które mogą stanowić:

• dokumentację będącą w posiadaniu kontrolowanego, jak również osoby trzeciej (np. procedury i regulacje wewnętrzne, umowy zawierane przez pośrednika, pełnomocnictwa, polisy, wzory APK, materiały udostępniane klientom, materiały informacyjne i marketingowe, wszelkie wykazy, zestawienia oraz rejestry prowadzone przez pośrednika);
• dane i informacje znajdujące się w systemach informatycznych pośrednika (np. zestawienia polis, rejestr reklamacji, dane klientów, dane OFWCA);
• dowody rzeczowe (np. nośniki informacji, komputery, serwery lub ruchome elementy wyposażenia);
• oświadczenia, informacje i wyjaśnienia pośrednika lub jego pracowników (składane na piśmie lub osobiście);
• oświadczenia osób trzecich (np. klientów, potencjalnych klientów, stron umowy ubezpieczenia lub innych świadków istotnych z punktu widzenia kontroli);
• opinie ekspertów;
• wyniki oględzin;
• inne materiały będące przedmiotem kontroli, które mogą przyczynić się do stwierdzenia stanu faktycznego w zakresie objętym kontrolą (o takiej kwalifikacji decyduje zespół inspekcyjny, zgodnie z zakresem kontroli określonym w upoważnieniu).

Uwaga!

W przypadku gdy konkretny dowód nie został uzyskany bezpośrednio w ramach podjętych czynności kontrolnych, Organ nadzoru zobowiązany jest do umożliwienia Ci zapoznania się z nim oraz odniesienia się do jego zawartości.

Terminy...

Musisz jednak zwrócić uwagę, że terminy wyznaczane przez Zespół inspekcyjny będą dość krótkie – zazwyczaj jest to jedynie kilka dni, a w niektórych przypadkach nawet krócej. Poszczególnych działań do wykonania lub dokumentów do przekazania w danym wezwaniu może być też kilka. Dlatego niezmiernie istotne jest, abyś zarezerwował sobie dodatkowy czas lub skorzystał z dodatkowego wsparcia na czas kontroli. Podobnie jak w pierwszej części artykułu, chciałbym jeszcze raz podkreślić, że dobra współpraca z Organem nadzoru w trakcie przeprowadzanej kontroli jest niezwykle istotna, a w dłuższej perspektywie przyniesie pozytywne skutki.

Czy warto skorzystać ze wsparcia zewnętrznego?

Stale powiększająca się ilość wymogów i obowiązków prawnych dotyczących funkcjonowania pośrednika ubezpieczeniowego stanowi już duże wyzwanie w jego działalności. Ponadto, rosnące zainteresowanie Organu nadzoru nad obszarem dystrybucji, przejawiające się wydawaniem licznych rekomendacji i stanowisk, a przede wszystkim znacznym zwiększeniem działań kontrolnych, sprawia, że dystrybucja ubezpieczeń jest niezwykle wymagającą i złożoną działalnością.

Oczywiście, zapewnienie najwyższej jakości obsługi klienta przy zachowaniu zgodności z przepisami prawa oraz wymogami nadzorczymi jest niezwykle istotne. Nie mniej ważne jednak jest również zadbanie o nasze prawa i interesy jako pośrednika ubezpieczeniowego. Mając to na uwadze, w ramach JD Compliance przygotowaliśmy usługę pełnej asysty i wsparcia compliance i prawnego na czas kontroli. Niezależnie od skali prowadzonej działalności, zachęcam do zapoznania się z usługą Compliance Assistance lub kontaktu z JD Compliance.

Może się jednak zdarzyć, że nawet pomimo zarezerwowania dodatkowego czasu nie będziesz w stanie terminowo ustosunkować się do wezwania przekazanego przez Zespół inspekcyjny. Pamiętaj przy tym, że po drugiej stronie również pracują ludzie, którym zależy, aby w sposób pełny i profesjonalny przeprowadzić wszystkie czynności kontrolne. Nikt nie będzie miał na celu zarzucenia Cię niezliczoną ilością zadań do wykonania, co sparaliżuje wykonywanie bieżącej działalności.

CRM Insly- wszystkie dane w jednym miejscu

Kontakt z Zespołem inspekcyjnym a następnie przygotowanie formalnego wniosku wraz ze wskazaniem przyczyn niemożliwości realizacji całości lub części zadań określonych w wezwaniu w danym terminie, powinien przynieść pozytywny skutek. Dzięki temu zyskasz więcej czasu na podjęcie wymaganych działań.

Uwaga!

Stosuj jednak to rozwiązanie jedynie w przypadkach, w których na prawdę nie jesteś w stanie dopełnić określonego terminu.

W dużym skrócie dalszy przebieg kontroli można podsumować jako wymianę stanowisk pomiędzy Tobą a Zespołem inspekcyjnym (tj. otrzymywanie wezwań i przekazywanie odpowiedzi). Oczywiście w międzyczasie mogą pojawić się również inne czynności kontrolne np. przesłuchanie określonych osób, zabezpieczenie dokumentacji, czy też skorzystanie z opinii ekspertów zewnętrznych. Organ nadzoru może także skorzystać z oświadczeń osób trzecich – jeżeli są one istotne z punktu widzenia kontroli.

Działania te będą prowadzone do czasu wypełnienia zakresu kontroli i zakończenia czynności inspekcyjnych. Tym niemniej, nie może to trwać dłużej niż do 60 dni od rozpoczęcia kontroli.

Wyniki ustaleń Zespołu inspekcyjnego zostaną opisane w protokole z kontroli. Tym niemniej, nie jest to jeszcze koniec naszych działań. O dalszych etapach, niezbędnych oraz rekomendowanych czynnościach jakie powinniśmy podjąć mowa będzie w trzeciej części artykułu.