RODO w ubezpieczeniach – co należy wiedzieć?

Zgodność z RODO w branży ubezpieczeniowej to nie tylko kwestia prawna, ale również szansa na budowanie trwałych relacji z klientami opartych na zaufaniu. Właściwe podejście do ochrony danych osobowych świadczy o profesjonalizmie firmy i poszanowaniu prywatności klientów. Dowiedz się, jak sprostać wymogom RODO i uczynić je atutem w swojej działalności ubezpieczeniowej.

RODO w agencji ubezpieczeniowej - podstawowe informacje

Obowiązek przestrzegania przepisów RODO dotyczy wszystkich firm działających na rynku ubezpieczeniowym, niezależnie od ich wielkości i profilu działalności. Wynika to z faktu, że w trakcie zawierania umów ubezpieczeniowych oraz podczas późniejszej obsługi klientów, agenci i ubezpieczyciele przetwarzają szereg danych osobowych, w tym danych wrażliwych dotyczących m.in. stanu zdrowia. Naruszenie zasad ochrony tych danych może skutkować wysokimi karami finansowymi oraz utratą zaufania klientów. Dlatego tak ważne jest wdrożenie odpowiednich procedur i zabezpieczeń gwarantujących zgodność z RODO.

Administrator danych ubezpieczonych

W procesie sprzedaży ubezpieczeń klient ma kontakt z różnymi podmiotami – towarzystwem ubezpieczeń, multiagencją lub indywidualnym agentem. Z punktu widzenia przepisów RODO, administratorem danych osobowych jest podmiot zbierający te dane. Oznacza to, że podmiot ten jest odpowiedzialny  za przetwarzanie danych osobowych klientów zgodnie z przepisami prawa, a także za ich ochronę przed nieuprawnionym dostępem, utratą, uszkodzeniem czy ujawnieniem. Warto zauważyć, że choć towarzystwa ubezpieczeń są jednym z głównych podmiotów, które zbierają i przetwarzają dane osobowe klientów ubezpieczeniowych, inne podmioty, takie jak multiagencje i agenci, również mogą zbierać i przetwarzać te dane na swój użytek. Jednakże, ważne jest, aby wszyscy przestrzegali przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, a także, żeby klient był świadomy, jakie dane są zbierane i w jaki sposób są wykorzystywane. Oznacza to, że nie tylko TU ale i  multiagencje i agenci przetwarzający dane, mogą swobodnie wykorzystywać zebrane dane do własnych celów marketingowych czy sprzedażowych.

RODO dla OFWCA

Najtrudniejszą sytuację mają osoby fizyczne wykonujące czynności agencyjne (OFWCA), którzy często decydują się na współpracę z wieloma towarzystwami i multiagencjami. Standardowe zgody RODO zbierane przy zawieraniu umów ubezpieczeniowych nie uwzględniają ich jako odrębnych administratorów danych. Uniemożliwia im to swobodne prowadzenie własnej bazy klientów i utrudnia zmianę miejsca zatrudnienia. Rozwiązaniem tego problemu jest pozyskiwanie przez agentów indywidualnych zgód klientów na przetwarzanie ich danych osobowych.

Jakich danych może żądać ubezpieczyciel?

Ubezpieczyciele mają prawo żądać od klientów wszelkich danych niezbędnych do oceny ryzyka ubezpieczeniowego i zawarcia umowy. Mogą to być zarówno podstawowe dane osobowe, jak i informacje wrażliwe dotyczące np. stanu zdrowia, uzależnień czy sytuacji finansowej. Klient nie musi wyrazić zgody na przetwarzanie tych danych, jednak zawarta umowa ubezpieczenia jest podstawą do ich przetwarzania zgodnie z przepisami.

Czy ubezpieczyciel jest administratorem danych osobowych?

W większości przypadków to towarzystwo ubezpieczeń pełni rolę administratora danych osobowych pozyskanych od klientów. Wynika to z faktu, że dane te zbierane są w celu zawarcia i realizacji umowy ubezpieczenia. Jednak multiagencje i agenci zbierając w odpowiedni sposób zgody, mogą swobodnie wykorzystywać zebrane dane we własnym zakresie.

CRM Insly dla multiagencji, agentów i brokerów ubezpieczeniowych

Spełnienie wymogów RODO i efektywne zarządzanie danymi klientów w branży ubezpieczeniowej ułatwia program dla agencji ubezpieczeniowej. Nasza aplikacja umożliwia legalny i bezpieczny zbiór zgód RODO w formie elektronicznej. Wszystkie zgody i dokumenty przechowywane są w jednym, uporządkowanym miejscu – kartotece klienta. System przypomina również o zbliżających się terminach ważności zgód RODO. Insly to narzędzie ułatwiające pracę multiagencjom, agentom i brokerom przy jednoczesnym zapewnieniu pełnej zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych.

Sprawdź również checklistę, która została przygotowana przez Koalicję na rzecz zgodności i zawiera możliwie kompletną listę wymagań, jakie stoją przed każdym agentem ubezpieczeniowym i OFWCA w kontekście RODO.