Kontrola pośrednika ubezpieczeniowego – informacje, wskazówki i perspektywy – część III

W części I oraz części II skupiłem się na kwestiach formalnych poprzedzających kontrolę oraz przedstawiłem proces kontroli pośrednika ubezpieczeniowego w praktyce. W części III opiszę jak wygląda zakończenie kontroli, jaką dokumentację otrzymamy od Organu nadzoru oraz jakie powinny być nasze dalsze kroki.

Skończyło się… Jest już po ostatnim spotkaniu, po przygotowaniu ostatniej odpowiedzi na wezwanie, Zespół inspekcyjny nie ma już więcej pytań. Pozostaje jedynie czekać na protokół z kontroli. Ale czy warto jedynie bezczynnie czekać? Zdecydowanie nie!

Czynności jakie należy niezwłocznie podjąć po przeprowadzonej kontroli

W trakcie prowadzonych działań przez Zespół inspekcyjny, czy też przygotowując kolejne odpowiedzi na wezwania Organu nadzoru, w większości przypadków mogliśmy już zdać sobie sprawę z kwestii, które wymagają poprawy, aktualizacji lub przygotowania od początku. Jeżeli na bieżąco nie udało nam się ich skorygować to nie ma co dalej czekać! To bardziej niż pewne, że zostaną one wskazane w protokole z kontroli. Będąc jeszcze w ferworze przeprowadzonych działań kontrolnych warto od razu rozpocząć odpowiednie działania. Tym bardziej, że w trakcie prowadzonej kontroli mogliśmy skorzystać z sugestii lub podpowiedzi Zespołu inspekcyjnego. Tak jak wspominałem, we wcześniejszych częściach, po drugiej stronie też pracują ludzie i im również zależy aby cały proces kontroli przebiegł sprawnie. Wykorzystajmy tą okazję również do zadawania pytań, doprecyzowania wszelkich niewiadomych oraz korzystajmy z sugestii Zespołu inspekcyjnego. Dzięki temu ułatwimy sobie przyszłą pracę. Podsumowując, od razu przystąpmy do działań naprawczych.

Uwaga!

Nawet jeżeli wydaje się nam, że wszystko jest ok i spełniliśmy wymogi prawne i nadzorcze, mimo wszystko warto sięgnąć i jeszcze raz wszystko dokładnie sprawdzić w oparciu o przygotowaną przez naszą Koalicję Checklistę compliance

Protokół z kontroli i co dalej?

Otrzymaliśmy protokół z kontroli i co dalej? Jakie kroki powinniśmy teraz podjąć? Na początku warto sprawdzić, czy zgadzają się kwestie formalne. Rzućmy okiem na otrzymany dokument (niezależnie, czy jest on w wersji elektronicznej, czy papierowej).

Prawidłowo sporządzony protokół z kontroli powinien zawierać:

1. nazwę i siedzibę podmiotu kontrolowanego;
2. datę i numer upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz jego zmiany;
3. miejsce i datę przeprowadzenia czynności kontrolnych;
4. imiona i nazwiska inspektorów przeprowadzających kontrolę;
5. określenie zakresu kontroli;
6. imiona i nazwiska wraz ze wskazaniem stanowisk służbowych osób składających oświadczenia oraz udzielających informacji i wyjaśnień w toku kontroli;
7. opis dokonanych czynności oraz ustalenia stanu faktycznego;
8. wzmiankę o poinformowaniu podmiotu kontrolowanego o przysługujących mu prawach i obowiązkach;
9. wykaz załączników;
10. miejsce i datę sporządzenia protokołu.

Zwróćmy również uwagę, czy protokół został własnoręcznie podpisany przez inspektora kierującego Zespołem inspekcyjnym lub, w przypadku protokołu w wersji elektronicznej, został on opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym inspektora kierującego Zespołem inspekcyjnym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Organu nadzoru ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią.

Uwaga!

Nie uchylajmy się od odebrania protokołu z kontroli! Pamiętajmy, że do doręczania protokołu z kontroli stosuje się zasady dotyczące doręczeń opisane w kodeksie postępowania administracyjnego. 

Jeżeli wszystkie ww. kwestie formalne sią zgadzają to przejdźmy do merytorycznej analizy tego dokumentu. Tylko na co powinniśmy zwrócić największą uwagę? Pisząc w dużym skrócie: na zidentyfikowane u nas nieprawidłowości, na wydane zalecenia oraz przede wszystkim na wskazane przez Organ nadzoru terminy.

JD Compliance – o wiele więcej niż samo wsparcie prawne . Zapewnimy kompleksową obsługę prawną i compliance. Opracujemy wymaganą dokumentację, zagwarantujemy niezbędne konsultacje oraz przygotujemy stanowiska i odpowiedzi w zakresie otrzymanego protokołu z kontroli, jak i innych dokumentów otrzymanych od Organu nadzoru.

Nie bagatelizujmy i nie odkładajmy na ostatnią chwilę analizy tego dokumentu! Należy podkreślić, że na zgłoszenie uwag i zastrzeżeń do treści protokołu lub na uzyskanie dodatkowych wyjaśnień od Organu nadzoru mamy jedynie 14 dni – liczonych od dnia doręczenia nam protokołu. Oczywiście wszelką korespondencję w ww. zakresie kierujemy do Organu nadzoru drogą formalną, tj. na własnoręcznie podpisanym piśmie papierowym lub drogą elektroniczną, wraz z zachowaniem odpowiednich wymogów dotyczących podpisu elektronicznego. Jeżeli zdecydujemy się na zgłoszenie takich uwag lub zastrzeżeń, to Organ nadzoru, w terminie 14 dni od ich doręczenia, ma obowiązek poinformować nas o sposobie ich rozpatrzenia. Jeżeli zgadzamy się z treścią protokołu, to parafujemy każdą ze stron protokołu i podpisujemy się w wyznaczonym miejscu na końcu dokumentu. Protokół sporządzany jest w dwóch egzemplarzach, po jednym dla Organu nadzoru i dla nas. Teraz możemy przejść do realizacji zaleceń i wdrożenia działań naprawczych.

Uwaga!

Po podpisaniu protokołu z kontroli nie dokonuje się w nim poprawek ani dopisków. Wyjątek stanowią jedynie oczywiste omyłki pisarskie.

Kontrola to dopiero początek…

Niestety, wielu z nas jest przekonanych, że zakończenie kontroli stanowi koniec wszystkich działań i możemy w końcu odpocząć od tej całej stresującej sytuacji… W tym miejscu właściwe wydaje się użycie modnego sformułowania: nic bardziej mylnego! Ale spokojnie, nie taki diabeł straszny… Owszem, może się zdarzyć, że stwierdzonych nieprawidłowości będzie sporo, a czas na ich naprawę okaże się stosunkowo krótki. W każdym razie nie panikujmy, podejdźmy do tego w wyrachowany sposób. Pamiętajmy, że długoterminowo kontrola naszej działalności przez Organ nadzoru, przyniesie nam korzyści.

Rekomendowanym przeze mnie działaniem jest sporządzenie harmonogramu oraz planu działań. Podzielmy wskazane przez Organ nadzoru nieprawidłowości biorąc pod uwagę nasze możliwości, koszty i trudność wdrożenia środków naprawczych. Pamiętajmy również o terminach wskazanych przez Organ nadzoru. Jeżeli już na etapie takiej analizy okaże się, że nie jesteśmy w stanie zrealizować konkretnych działań we wskazanym terminie, to poinformujmy o tym Organ nadzoru. Przypominam, o możliwości wnioskowania o przedłużenie terminu – podobnie jak w przypadku terminu na przekazanie odpowiedzi na wezwanie Organu nadzoru, o których pisałem w II części artykułu.

W tym miejscu warto podkreślić to, co wskazałem kilka wersów powyżej – nie czekajmy na protokół z kontroli, od razu rozpocznijmy działania naprawcze. Nie róbmy też wszystkiego na raz. O ile to możliwe zrealizujemy każde działanie osobno, aby uniknąć niepotrzebnych pomyłek.

Jeżeli jednak uznamy, że takie działania zbyt mocno angażują nasz czas, który przeznaczamy na dystrybucję ubezpieczeń, lub nie jesteśmy ich w stanie samodzielnie zrealizować, to pamiętajmy o możliwości skorzystania ze wsparcia zewnętrznego. W JD Compliance gwarantujemy indywidualne podejście do każdej sprawy, a przy wycenie konkretnego zlecenia zawsze bierzemy pod uwagę wielkość i skalę Państwa działalności.

Przygotowując nasze stanowiska w zakresie zastosowanych działań naprawczych niezmiernie istotne jest wskazanie konkretnych dowodów potwierdzających dostosowanie do wymogów prawnych. Jeżeli na przykład wymagana była zmiana jakiegoś procesu, to opiszmy jak wygląda on po aktualizacji i prześlijmy dowody wskazujące jego prawidłowe działanie. Jeżeli powinniśmy przygotować jakąś procedurę lub dokument (np. APK) to załączmy go do pisma. Oczywiście nie musimy na wszystko odpowiadać w jednym piśmie. Pamiętajmy jednak o zastosowaniu się do terminów wskazanych przez Organ nadzoru.

Dopiero po wdrożeniu wszystkich działań naprawczych możemy, w końcu odetchnąć i stwierdzić, że kontrola już za nami. Chyba, że… ale o tym już będzie mowa w ostatniej IV części artykułu 😊.

Podsumowanie

1. Po zakończeniu kontroli nie ma czasu na bezczynność! Nie czekaj biernie, ale natychmiast podejmij działania naprawcze.
2. Przeanalizuj protokół z kontroli. Dokładnie przejrzyj protokół z kontroli i opracuj plan działań naprawczych. Pamiętaj o terminach!
3. Warto współpracować z ekspertami. W razie potrzeby skorzystaj ze wsparcia zewnętrznych ekspertów, aby zapewnić kompleksową obsługę prawną i compliance. JD Compliance oraz pozostali członkowie Koalicji na rzecz zgodności są do Twojej dyspozycji.
4. Zajrzyj do Checklisty compliance – niezależnie od tego, czy już miałeś kontrolę. To bezpłatna i nieoceniona pomoc, którą dla Ciebie przygotowaliśmy.
5. Kontrola to dopiero początek. Zakończenie kontroli to tylko początek długoterminowego procesu dbania o zgodność z przepisami i podnoszenia standardów działalności.
6. Zajrzyj do poprzednich artykułów część I [link] oraz część II [link].

Jakub Dziedzic – prawnik i certyfikowany Compliance Officer (ACO) na co dzień współpracujący z agentami ubezpieczeniowymi, założyciel projektu JD Compliance oraz członek Koalicji na rzecz zgodności. W 2023 r. wyróżniony przez Instytut Compliance jako Doradca Compliance Roku.