Sygnaliści – obowiązki sektora ubezpieczeniowego

W dniu 25 września 2024 roku mija termin dostosowania się do wymogów nowej ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Czasu zostało niewiele – zatem warto zająć się tym tematem.

Jest to kolejna regulacja, która dotyczy zgłaszania nieprawidłowości. Uzupełnia ona obowiązujący już dziś system, obejmujący m.in. sygnalizowanie nieprawidłowości w zakresie przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy oraz finansowania terroryzmu (AML/CFT). Część firm ma także wdrożone wewnętrzne regulacje dotyczące m.in. zapobiegania korupcji. Należy wyraźnie podkreślić, że posiadanie ww. unormowań nie zastępuje obowiązku dostosowania się do ustawy o ochronie sygnalistów. Jest to bowiem regulacja szersza, nakładająca własne, szczegółowe obowiązki.

Kto powinien dostosować się do postanowień ustawy?

W pełni dostosować się do ustawy muszą wszystkie podmioty publiczne oraz prywatne, które zatrudniają powyżej 50 osób (jest to tzw. grupa pierwsza podmiotów). Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia (zatem do ww. limitu wliczać się mogą m.in. umowy zlecenia lub umowy B2B).

niezależnie od liczby osób wykonujących pracę.

Drugą grupą podmiotów, które muszą wdrożyć kanały przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach, opracować i przyjąć procedury przyjmowania i rozpatrywania tych zgłoszeń oraz zapewnić efektywną ochronę sygnalistów w danej organizacji są podmioty wymienione w art. 23 ust. 3 ustawy. Z punktu widzenia sektora ubezpieczeniowego kluczowym jest fakt, że wśród nich są podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych. Zatem obowiązek dostosowania się do ustawy obejmuje agentów ubezpieczeniowych, brokerów oraz zakłady ubezpieczeń, niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników. Co więcej – ustawa ma zastosowanie zarówno do spółek, jak i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.

Obowiązki wynikające z ustawy

Główne obowiązki wynikające z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów to:

• przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa (uruchomienie kanału umożliwiającego dokonywanie zgłoszeń);
• reakcja na zgłoszenie naruszenia, czyli m. in. wszczęcie postępowania wyjaśniającego;
• ochrona sygnalisty przed działaniami odwetowymi;
• stworzenie ram proceduralnych dla zgłaszania naruszeń prawa (przyjęcie odpowiednich dokumentów wewnętrznych, w tym: regulaminu zgłoszeń wewnętrznych oraz procedur organizacyjnych).

Ustawa pozostawia podmiotowi swobodę wyboru sposobów, za pomocą których zostanie zaprojektowany i wdrożony system zgłoszeń wewnętrznych. Dopuszczalnym rozwiązaniem jest wykorzystanie w tym celu usług podmiotu zewnętrznego (outsourcing) oraz automatyzacja procesów związanych z systemem zgłoszeń wewnętrznych (np. za pośrednictwem systemów IT).

Kary za naruszenie obowiązków

Ustawa nie przewiduje kar finansowych – ustanawia jednak odpowiedzialność karną. I tak np.: kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych (np. właściciel przedsiębiorstwa, członek zarządu), wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny. Innym przykładem sankcji karnej jest kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności w sytuacji, gdy uniemożliwia się lub istotnie utrudnia dokonanie zgłoszenia prze sygnalistę. Spodziewać się zatem można licznych doniesień np. do Prokuratury w tym zakresie.

Z uwagi na krótki czas dostosowania się do przepisów nowej ustawy – warto już dziś rozpocząć prace wdrożeniowe, aby nie dać zaskoczyć się zgłoszeniom, które pracownicy będą mogli zgłaszać już od 25 września 2024 roku i to niezależnie od działań podjętych przez pracodawcę.