Agent ubezpieczeniowy uwikłany w różne relacje dystrybucyjne

W ostatnim czasie spotykam się z licznymi zapytaniami dotyczącymi wzmożonej aktywności towarzystw ubezpieczeń, które wręcz „zasypują” agentów różnego rodzaju ankietami, kwestionariuszami oraz audytami. Dotyczą one coraz częściej struktur organizacyjnych w jakich sprzedawane są produkty ubezpieczeniowe. Agenci coraz częściej pytają „jak żyć?” w sytuacji, gdy uwikłani są w różne relacje dystrybucyjne.

Problem z relacjami dystrybucyjnymi

Problem, o którym mówią agenci ubezpieczeniowi, wynika z jednej strony z chęci dostępu do jak najszerszej palety produktów ubezpieczeniowych (co częstokroć wiąże się z koniecznością nawiązania relacji z dużą multiagencją), jak też z chęcią maksymalizacji korzyści finansowych (co z kolei skłania ku umowom wyłącznym lub zakładaniu własnych agencji np. w formie spółki z o.o.). Trzeba jednak pamiętać, że takie działania niosą za sobą liczne konsekwencje.

Status osoby fizycznej wykonującej czynności agencyjne (OFWCA) a agent ubezpieczeniowy

Na wstępie trzeba odróżnić posiadanie statusu osoby fizycznej wykonującej czynności agencyjne (OFWCA) od bycia agentem ubezpieczeniowym. OFWCA co do zasady powinna wykonywać procedury agencji, w której jest zarejestrowana. Agent natomiast stanowi odrębny byt, podlegający bezpośredniemu nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego (jak też nadzorowi zakładów ubezpieczeń). Taki był też cel zmiany przepisów w roku 2023, gdzie dodano w art. 20 ust. 4a ustawy o dystrybucji ubezpieczeń następujące postanowienie: „Agent ubezpieczeniowy oraz agent oferujący ubezpieczenia uzupełniające odpowiadają za naruszenie przepisów ustawy, ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2277 i 2640 oraz z 2023 r. poz. 1123, 1394 i 1723) oraz ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej lub szkody wyrządzone klientom w wyniku bezprawnego działania lub zaniechania, przez osobę fizyczną wykonującą czynności agencyjne na podstawie udzielonego przez nich upoważnienia”. Usuwa to liczne wątpliwości interpretacyjne co do zakresu odpowiedzialności za działania OFWCA.

Przykład praktyczny: wielość relacji dystrybucyjnych

Wyobraźmy sobie zatem następującą sytuację: Pan Jan prowadzi działalność z zakresu ubezpieczeń (agencja ubezpieczeniowa) w formie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG). Jednocześnie jest też OFCWA w dużej agencji pn. X. Jakiś czas temu założył również spółkę ABC w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, która także jest agentem ubezpieczeniowym. Zatem w takim przypadku mamy do czynienia z 3 odrębnymi agentami ubezpieczeniowymi. Każdy z nich powinien posiadać swoje własne procedury compliance (w tym: wymagane przez KNF), klauzule informacyjne dystrybutora ubezpieczeń (realizujące wymogi m.in. z art. 22 ustawy o dystrybucji ubezpieczeń), jak i klauzule RODO. Pan Jan powinien wszystkie te procedury realizować wobec klientów. I tutaj zwykle pojawia się problem dotyczący odmienności wytycznych dużej agencji X od procedur Pana Jana (jako jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i spółki z o.o.). W takim przypadku niestety niektóre obowiązki mogą być konieczne do realizacji podwójnie (np. formularz analizy wymagań i potrzeb klienta – APK). Podobnie też:

1. Pan Jan powinien przedstawić 3 klauzule informacyjne RODO (JDG, spółka ABC, multiagencja X),
2. Pan Jan powinien przedstawić 3 klauzule informacyjne z zakresu dystrybucji ubezpieczeń (JDG, spółka ABC, multiagencja X),
3. Pan Jan powinien legitymować się upoważnieniem do działania jako OFWCA (z agencji X oraz spółki ABC),
4. Pan Jan powinien przedstawić wszystkie pełnomocnictwa udzielone agencjom przez zakłady ubezpieczeń (pełnomocnictwa JDG, spółki ABC i multiagencji X),
5. Pan Jan powinien realizować procedury przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy (jeżeli sprzedaje produkty życiowe w agencji z co najmniej 2 umowami agencyjnymi w zakresie produktów życiowych);
6. Pan Jan powinien wdrożyć procedury dotyczące sygnalistów (do 25 września 2024 roku).

Wytyczne dotyczące procedur

Dodatkowo wspomnieć należy o formie w jakiej dokumenty informacyjne powinny być dostarczane klientowi oraz momencie ich przekazania. Tutaj mamy do czynienia z odmiennościami, gdyż przepisy posługują się sformułowaniami typu:

– „udostępnienie” lub „przekazanie” – w odniesieniu do sposobu dostarczenia,

– „przy pierwszej czynności” lub „przed zawarciem umowy” – w odniesieniu do czasu realizacji.

Dodatkowo – część dokumentów musi być przekazana w formie papierowej lub tzw. „trwałego nośnika” (np. plik PDF w mailu). Inne dokumenty zaś (pod pewnymi warunkami) można udostępnić na stronie www. Wybór konkretnego sposobu realizacji obowiązków informacyjnych powinien być poprzedzony analizą procesów sprzedażowych w agencji wraz z uwzględnieniem kanału sprzedaży (sprzedaż bezpośrednia, telefon, e-mail).

Jak widać – taki status „multiOFWCA” w różnych podmiotach generuje szereg wyzwań praktycznych. Jednym z nich jest np. pytanie o przyporządkowanie bazy danych klientów do właściwego podmiotu. Dlatego też ważne, aby proces sprzedaży ubezpieczeń odpowiednio „poukładać”, aby był on zgodny z prawem a jednocześnie efektywny.

Aby ułatwić zidentyfikowanie wymogów przygotowaliśmy dla Państwa Checklistę Compliance, którą możecie Państwo pobrać całkowicie bezpłatnie.

Jednocześnie nie można zapominać, że klient nie może być wprowadzany w błąd – w szczególności co do podmiotu, który dana OFWCA reprezentuje.  Takie działanie może prowadzić do misselingu lub konfliktu interesów. Działalność OFWCA w ramach różnych podmiotów nie może w żadnym wypadku wpłynąć niewłaściwie na jej bezinteresowność bądź bezstronność.

Jednocześnie chciałbym przestrzec przed częstym podejściem prezentowanym przez agentów, sprowadzającym się do podania nieprawdy i wypełniania ankiet w postaci deklaracji, że posiada się wszystko, tylko po to, aby Zakład Ubezpieczeń nie dopytywał i nie przyszedł na audyt. Takie działanie może być przysłowiowym „strzałem do własnej bramki”. Deklaracja zgodności przez agenta jest bowiem przejęciem odpowiedzialności na wypadek nieprawidłowości. Wynika to z faktu, że wszelkie błędy, które ujawnią się w toku ewentualnej współpracy mogą wiązać się z koniecznością zapłaty kary umownej wynikającej z umowy agencyjnej, jak też pokrycia strat Zakładu Ubezpieczeń, wynikających z działań lub zaniechań agenta. Zakład Ubezpieczeń w ww. przypadku może powołać się na uzupełnione przez agencję ankiety i przyjąć, że agent świadomie działał w złej wierze, wprowadzając TU w błąd. Podobną odpowiedzialność może ponosić OFWCA wobec agenta. W tym przypadku jednak kluczowy jest rodzaj relacji łączącej OFWCA z agentem, np. umowa o pracę (gdzie odpowiedzialność pracownika jest limitowana) czy też umowa zlecenie lub B2B, gdzie wszystko zależy od konstrukcji poszczególnych postanowień umownych.

Weryfikacja stanu compliance

Rekomenduję zatem, żeby potraktować aktualne procesy kontrolne jako okazję do weryfikacji stanu compliance swojej organizacji i usunięcia zidentyfikowanych braków i niezgodności. Jest to tym bardziej istotne, że na horyzoncie pojawiają się kolejne wymogi i regulacje, które również będą wymagały wdrożenia. Na szczęście nasze doświadczenia pokazują, że istnieje możliwość zrealizowania procesu zgodnego z prawem, który będzie jednocześnie wspierał biznes w efektywnej sprzedaży ubezpieczeń.